Die Herausforderung
Die Buchhaltung eines Handelsunternehmens verbrachte täglich mehrere Stunden damit, Zahlungseingänge manuell offenen Rechnungen zuzuordnen. Bei über 200 Zahlungseingängen pro Tag, unvollständigen Verwendungszwecken und häufigen Teilzahlungen war der Prozess fehleranfällig und mühsam.
Besonders problematisch: Kunden zahlten oft mehrere Rechnungen mit einer Überweisung oder rundeten Beträge.
Unsere Lösung
Wir haben einen automatisierten MT940-Bankabgleich entwickelt:
MT940 Parser
Zuverlässige Verarbeitung von Bankauszügen im SWIFT MT940 Format:
- Import von allen deutschen Großbanken, Sparkassen und Volksbanken
- Erkennung von Gutschriften, Lastschriften und Gebühren
- Extraktion des Verwendungszwecks und strukturierter Referenzen
- Multi-Bank-Support für mehrere Geschäftskonten
Intelligenter Abgleich
Mehrstufige Zuordnungslogik für maximale Trefferquote:
- Stufe 1: Exakter Betragsabgleich mit Rechnungsnummer im Verwendungszweck
- Stufe 2: Fuzzy Matching bei leicht abweichenden Beträgen (Skonto, Rundungen)
- Stufe 3: Kundenerkennung über IBAN und Zuordnung zu offenen Posten
- Stufe 4: Sammelzahlungen auflösen (eine Zahlung → mehrere Rechnungen)
- Nicht zuordenbare Zahlungen in manuelle Prüf-Queue
Mahnwesen-Integration
Automatisiertes Forderungsmanagement:
- Überfällige Rechnungen nach konfigurierter Frist automatisch markiert
- Zahlungserinnerungen und Mahnstufen
- Automatische Aufhebung bei Zahlungseingang
Ergebnis
- 87% der Zahlungen vollautomatisch zugeordnet
- Tägliche Zeitersparnis von 3,5 Stunden in der Buchhaltung
- Mahnlauf von manuell auf automatisiert umgestellt
- Offene-Posten-Liste erstmals tagesaktuell