Die Herausforderung
Ein wachsendes Handelsunternehmen nutzte HubSpot CRM für den Vertrieb und eine separate Warenwirtschaft für Auftragsabwicklung und Logistik. Kundendaten, Deals und Bestellhistorien existierten in beiden Systemen, waren aber nicht synchron. Der Vertrieb hatte keinen Echtzeit-Einblick in Bestellstatus und Lieferungen, der Innendienst keine Sicht auf die Vertriebspipeline.
Die manuelle Datenpflege in beiden Systemen kostete wöchentlich über 20 Arbeitsstunden und führte regelmäßig zu Fehlern.
Unsere Lösung
Wir haben eine bidirektionale Echtzeit-Synchronisation zwischen der Warenwirtschaft und HubSpot CRM entwickelt:
Kontakt-Synchronisation
Vollständiger Abgleich aller Kundendaten:
- Warenwirtschaft → HubSpot: Neue Kunden, Adressänderungen, Zahlungsinformationen
- HubSpot → Warenwirtschaft: Neue Leads, Qualifizierungsdaten, Vertriebsnotizen
- Duplikat-Erkennung: Intelligentes Matching über E-Mail, Firmenname und USt-ID
- Custom Properties: Über 40 kundenspezifische Felder bidirektional gemappt
Deal & Auftragssynchronisation
Nahtlose Verbindung von Vertriebspipeline und Auftragsabwicklung:
- Deals in HubSpot werden bei Abschluss automatisch als Auftrag angelegt
- Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen fließen als Timeline-Events zurück in HubSpot
- Automatische Deal-Stage-Updates basierend auf Auftragsstatus
Webhook-Engine
Event-basierte Synchronisation für minimale Latenz:
- HubSpot Webhooks für sofortige Reaktion auf CRM-Änderungen
- Change Detection in der Warenwirtschaft im 60-Sekunden-Takt
- Dead Letter Queue für fehlgeschlagene Synchronisationen
Ergebnis
- 20+ Stunden pro Woche an manueller Datenpflege eingespart
- Echtzeit-Transparenz für Vertrieb und Innendienst
- 99,7% Synchronisationsrate ohne manuelle Eingriffe
- Onboarding neuer Mitarbeiter von 3 Tagen auf 4 Stunden reduziert