Die Herausforderung
Ein internationaler gemeinnütziger Verein verwaltete seine Veranstaltungen, Mitglieder, Waren und Finanzen in verschiedenen, voneinander getrennten Systemen. Die Daten mussten manuell zwischen den Systemen übertragen werden, was zu Fehlern, Verzögerungen und hohem Personalaufwand führte.
Die Anforderung: Eine einheitliche Lösung, die alle bestehenden Systeme mit Microsoft Dynamics 365 Business Central als zentralem ERP verbindet.
Unsere Lösung
Wir haben ein umfassendes Schnittstellensystem entwickelt, das alle Geschäftsbereiche des Vereins miteinander verbindet:
Veranstaltungsmanagement
Automatische Synchronisation von Veranstaltungsdaten:
- Event-Anmeldungen fließen direkt ins ERP
- Teilnehmerlisten werden automatisch aktualisiert
- Rechnungsstellung erfolgt automatisiert
Warenwirtschaft
Nahtlose Integration der Warenbestandsführung:
- Bestellungen und Lieferungen in Echtzeit
- Lagerbestandsabgleich
- Automatische Nachbestellungen
Mitgliederverwaltung
Zentrale Verwaltung aller Mitgliederdaten:
- Synchronisation von Stammdaten
- Beitragsabrechnung
- Kommunikationshistorie
Finanzbuchhaltung
Vollständige Integration in die Buchhaltung:
- Automatische Buchungen
- Kostenstellenauswertung
- Compliance-konforme Dokumentation
Ergebnis
Das integrierte System hat die Arbeit des Vereins grundlegend vereinfacht:
- Einheitliche Datenbasis für alle Geschäftsbereiche
- Automatisierte Prozesse statt manueller Übertragungen
- Fehlerreduktion durch Wegfall der Mehrfacheingabe
- Zeitersparnis für Mitarbeiter und Ehrenamtliche